Produzir mais, com menos recursos e com menor tempo é o desafio dos gestores empresariais. E isso não é mais uma escolha, trata-se da única opção disponível para se permanecer competitivo
Em 1950 um pit stop de Fórmula 1 era realizado em longos 67 segundos, ou seja, mais de um minuto era o tempo gasto para fazer as trocas dos pneus e o abastecimento do carro. O tempo passou e muitas coisas mudaram, e até parece que a Fórmula 1 de hoje seja um esporte distinto daquele do passado. Além da tecnologia que avançou muito, o ponto que merece nossa atenção é a forma com que os procedimentos internos das equipes ficaram otimizados e alinhados, fazendo que o serviço de abastecimento e a troca de pneus ficassem cada dia mais rápidos. Em 2009, os longos 67 segundos caíram para menos de 7 segundos, e hoje, considerando que não se faz mais o reabastecimento do carro, esse tempo baixou, inacreditavelmente, para menos de 2 segundos: a Mercedes de Lewis Hamilton (2015) detém o recorde de 1,83 segundos para a troca dos quatro pneus, deixando para trás a equipe da Red Bull de Sebastian Vettel (2013) que tinha a marca de 1,923 segundos para o pit stop. É uma realização incrível considerando que 1,83 segundos passam num piscar de olhos. Porém, esta marca não chegou ao seu limite, logo, este tempo será superado pela própria Mercedes ou por outra equipe. E isso será uma busca constante onde cada milésimo de segundo fará a diferença.
No filme “A procura da felicidade”, Chris Gardner, interpretado por Will Smith, conseguiu uma oportunidade para fazer estágio na Dean Witter, corretora da bolsa de São Francisco, Estados Unidos. Durante os três meses de teste na corretora, ele procurou otimizar seu tempo para produzir mais. Sua jornada diária era 3 horas a menos em relação aos demais estagiários que trabalhavam 9 horas por dia. E como apenas o estagiário com melhor desempenho na prospecção de clientes e investimentos para corretora iria ser contratado, ele precisou otimizar sua rotina de trabalho para produzir mais. Para ganhar tempo e melhorar sua produtividade ele decidiu não colocar o telefone no gancho entre uma ligação e outra, enquanto fazia os contatos com os clientes. Assim pôde ganhar 8 minutos a mais por dia, o que veio lhe representar, somada a outras atitudes, uma maior produção, e no final do estágio, ser escolhido pela corretora para ser efetivado.
Os dois assuntos demonstram que a otimização dos processos operacionais é fundamental para a elevação do desempenho em qualquer que seja a atividade. Produzir mais com menos recursos e com menor tempo é o desafio dos gestores empresariais. E isso não é mais uma escolha, trata-se da única opção disponível para se permanecer competitivo. O consumidor não está disposto – como era no passado – a pagar pela inoperância de uma empresa, onde simplesmente a elevação do preço corrigia o aumento dos custos causados por esta inoperância, restando para o cliente o inconveniente de pagar a conta final. Hoje, os consumidores detêm um poder sem precedentes, podendo escolher o melhor produto com o menor preço e com o melhor atendimento em poucos clicks e sem sair de casa ou de onde estiverem. As tecnologias disponíveis expandiram as possibilidades dos consumidores terem acessos as informações, e ainda, e principalmente, terem voz dentro deste universo.
Transformar processos burocráticos em processos simplificados e práticos não se trata apenas de uma estratégia de gestão para aumentar a produtividade e ganhar mercado, na verdade, trata-se de uma iniciativa obrigatória para a sobrevivência. Porém, a tarefa mais árdua de tudo isso é mudar os hábitos das pessoas envolvidas no processo. Há sempre aqueles que dizem que a empresa chegou onde está, foi devido a forma que se trabalhou até o momento, e mudar agora não seria pertinente. Com isso realmente a questão deixa de ser puramente estratégica e se torna cultural, o que vem aumentar o tamanho do desafio.
Com tudo, é imprescindível mudar esta cultura. Os velhos hábitos precisam ser extintos e dar lugar aos questionamentos e as reflexões de como melhorar constantemente, ainda que os processos estejam a contento. Nunca se pode esperar que algo fique obsoleto ou inoperante para ser substituído. Todo processo, bem como o seu produto final, precisa ser reinventado permanentemente, de forma que o consumidor nem perceba as fases dessas mudanças, mas, no entanto, que perceba o encantamento do produto reformulado ou substituído.
Muitas empresas ao verem suas rotinas lentas e seus processos se tornando complexo contratam mais pessoas com o intuito de arrumar a casa. Mas na verdade esta atitude agrava o problema, pois, os aumentos dos custos são desproporcionais à solução do problema. E esta prática, aos olhos destes gestores, torna-se o único caminho, tornando a situação num certo momento, insustentável.
A solução para a inoperância empresarial não está ligada simplesmente ao número de pessoas contratadas ou às tecnologias implantadas, e sim, da forma com que os procedimentos operacionais são implementados, observados, acompanhados, avaliados e tratados. É preciso querer melhorar e fazer o máximo com o mínimo de recursos, sem desperdício de material e de tempo, e ainda, que não haja necessidade de retrabalho ou correção. Para alcançar este padrão gerencial se faz necessário em primeiro lugar ajustar o alinhamento dos níveis hierárquicos, onde a comunicação seja clara e uniforme, e os propósitos e objetivos sejam claros. Depois se faz necessário encontrar coletivamente as soluções para a otimização das rotinas, onde a padronização dos processos operacionais seja primordial para o ganho de produtividade e qualidade. É importante que a padronização esteja também ligada a entrega de produtos e serviços personalizados, quando este for o caso. Ainda que a demanda seja por um produto personalizado, é necessário que sua produção seja feita em escala. E isto evidentemente vem aumentar o tamanho do desafio e vem requerer uma solução à altura. Por fim, se faz necessário ouvir o que pensa o consumidor daquilo que a empresa está lhe entregando, de maneira que a organização possa avaliar e medir a performance e o formato de trabalho adotado, podendo assim, melhorar onde precisa ser melhorado, e descontinuar onde não está funcionando.
Como se trata de um assunto cultural, onde os velhos hábitos detêm grande poderes sobre as pessoas e travam as mudanças, os gestores do negócio terão que fazer uma viagem para dentro do problema e conhecer os pontos frágeis impregnados no comportamento pessoal de cada membro da equipe. Primeiro os gestores precisam conhecer melhor os líderes que dispõem e depois o que pensam os liderados das lideranças. Com o diagnóstico em mãos, é preciso capacitar e formar o time de profissionais conforme a cultura desejada pela empresa. Finalmente, a gestão precisa engajar todos numa mesma missão. Quando se procura de modo coletivo uma solução para uma deficiência, a correção ficará mais fácil, porque todos se sentirão donos da solução. A superação de desafios nesta área está ligada diretamente ao seu motivo e da prática de feedbacks pelos líderes. A empresa deve disseminar a todos o que quer fazer e onde quer chegar com cada atividade a ser implantada ou corrigida.
O passo a passo da efetivação dos processos operacionais e das rotinas de trabalho é primordial que esteja prescrito em manuais para que a rotina produtiva seja uniforme, alinhada e padronizada, dentro da excelência desejada. Normativos e manuais bem elaborados com objetividade são fundamentais para o gerenciamento de uma empresa e deve ser usado para dar coesão ao fluxo de trabalho. Deve se atentar sempre para sua aplicabilidade como forma de desburocratizar. Uma vez sendo bem usado, consegue-se ter uma disciplina efetiva de trabalho e ninguém se perde durante a execução de cada procedimento, e até mesmo não se permitem serem resgatados pelos velhos hábitos.
A iniciativa da otimização de processos e de tempo ainda requer o repensar do formato das reuniões gerenciais para dirimir propostas de trabalho, acompanhamento das atividades e medição de resultados. Muitos tipos de reuniões não trazem benefícios às organizações empresariais, uma vez que são longas, cansativas e não tem um foco bem definido. O resultado destes encontros acaba sendo frustrante porque horas depois das reuniões, tudo volta como antes. Mesmo considerando que cada empresa tem seu perfil e sua forma de gerenciar processos é importante encontrar a melhor maneira para tratar o assunto. Realizar reuniões rápidas e práticas com foco claro e comunicação objetiva, obedecendo uma pauta pré-definida, deve ser o ponto principal do encontro. O líder da reunião jamais deve permitir que as reuniões sejam local e momento para traçar planos e estratégicas, bem como ser usadas para apontamento de falhas, avaliação pessoal, comparação de desempenho entre profissionais e treinamento do pessoal. Embora haja reuniões para cada tipo de demanda e área dentro da empresa, o momento deve ser usado para comunicar aos profissionais presentes, os planos e estratégias, a posição que a empresa se encontra e que pretende ocupar, e o que se espera de cada membro das equipes. Pois, neste universo o que vale é o resultado e não os meios, respeitando sempre, claro, os princípios éticos da organização. Portanto, é preciso clareza deste entendimento, porque ainda se encontram pessoas se vangloriando pelos esforços, mesmo não tendo alcançado os resultados desejados. Importante também deixar claro que as reuniões não são lugares para que os profissionais venham dar desculpas do porquê não conseguiram realizar determinadas tarefas, e sim, o lugar para trazer a solução para uma nova ação. Por fim, registre o que foi acertado na reunião para que as atividades acertadas possam ser monitoradas. E no geral é necessário que o gestor faça uma breve avaliação para medir o desempenho das reuniões, lembrando que elas existem como ponto de partida para a otimização, e não para ser mais um problema, perca de tempo e dinheiro.
Se na Fórmula 1 eles conseguem trocar quatro pneus em menos de dois segundos, já parou para pensar o quanto a sua empresa pode otimizar a produção se você pensar no assunto e decidir melhorar os seus processos operacionais? Lembre-se que a solução da produtividade não está na quantidade de pessoas, e sim, na forma qualificada que elas estão trabalhando. Se deixar de colocar o telefone no gancho rendeu 8 minutos a mais para uma pessoa no final do dia, imagine numa empresa com grande número de funcionários se todos fizerem algo parecido no realizar de suas rotinas e tarefas! Pois bem, para a sua empresa avançar e se posicionar competitiva não basta somente buscar tecnologias de ponta e inchar o quadro funcional, como visto. É preciso otimizar tanto os processos operacionais quanto a sua forma de pensar e ver a situação, lembrando que os consumidores atuais não estão dispostos a pagar uma conta que não é deles.
Repense seu negócio. Você vai se surpreender o quanto se pode otimizar e melhorar!