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Saiba mais sobre o eSocial com Adriano Azevedo

Adriano Tomás de Azevedo - Gerente do Departamento de Pessoal da Patrimonium.

O Governo Federal criou uma plataforma eletrônica para recepção, registro, padronização e administração das informações trabalhistas e previdenciárias de todos os trabalhadores Brasileiros, chamada de Escrituração Digital das Obrigações, que funcionará em tempo real. Estima-se um banco de dados único de 40 milhões de trabalhadores. Esta implantação vem se arrastando há pelo menos quatro anos, e agora chegou para valer em todas as empresas.

O que é o e-social?

É uma plataforma eletrônica que o Governo Federal criou para recepção, registro, padronização e administração das informações trabalhista e previdenciárias de todos os trabalhadores Brasileiros. É o que chamamos de Escrituração Digital das Obrigações. Tudo em tempo real.  Estima-se um banco de dados único de 40 milhões de trabalhadores. Esta implantação vem se arrastando há pelo menos quatro anos e agora chegou para valer em todas as empresas.

Quais as mudanças para 2018?

As mudanças serão muito significativas, principalmente para as empresas que de um modo geral não tinham uma cultura organizacional, não dispunham de uma equipe interna ou contabilidade rígida quanto a legislação trabalhista; o e-Social, apesar de assustador para alguns, definirá uma nova era digital das informações. Mesmo equipes preparadas e com conhecimento amplo de legislação, precisam ter dedicação em tempo integral, para correção e adaptação de possíveis dados que possam influenciar o cruzamento eletrônico de informações e ocasionar uma interpretação equivocada destes dados, consequentemente gerando multas.

No modo atual a fiscalização dos contratos e locais de trabalho ocorre quando o auditor fiscal da Receita, INSS ou Ministério do trabalho comparecia à empresa e solicitava a documentação. Agora esta fiscalização é quase 100% eletrônica e um simples erro de digitação poderá ser motivo de autuação com o cruzamento de dados. O eSocial irá exigir muito das equipes de Medicina e Segurança do Trabalho, que passam também a tratar todas as informações do funcionários de forma eletrônica, bem diferente dos relatórios e documentos em papel. Não podemos deixar de ponderar, que com a fiscalização eletrônica, o Governo pode fazer uma arrecadação bilionária em multas, se aproveitando dos erros e atrasos.

Ilustração/ Reprodução da internet

A partir de quando o empregador deverá passar a cumprir as medidas?

As empresas foram divididas em três grupos e três etapas. As empresas do primeiro grupo, com faturamento superior a 78 milhões de reais em 2016 já iniciaram em Janeiro de 2018. Para as demais empresas a transmissão iniciou-se este mês. Já para as empresas públicas, a obrigatoriedade inicia-se em Março de 2019. As transmissões de informações também foram divididas em 03 fases:  cadastros e tabelas das empresas, cadastro de funcionários e folha de pagamento. As empresas do primeiro grupo já se encontram na terceira fase de transmissão.

Como o empregador pode fazer esse processo?

Na verdade, o e-Social não alterou nada da legislação aplicada anteriormente, somente passou a exigi-la em tempo real e digital. Para realizar este processo as empresas deverão contar com equipamentos e softwares de folha de pagamento hábeis para gerar as informações com precisão.

Torna-se essencial que os colaboradores tenham entendimento de legislação, processos da folha, segurança e medicina do Trabalho, e que principalmente possam compreender a profundidade dos processos internos de cada empresa.

As empresas que não dispõem de contabilidade ou RH interno, precisam ter uma contabilidade, como a gente aqui na Patrimonium,  focada em resultados e comprometida com a estrutura administrativa da empresa. Ambos devem comungar as responsabilidades para que os ganhos sejam amplos.

Podemos dizer que 90% de todo o processo do e-Social é de responsabilidade das contabilidades e 10% das empresas.

O Governo divulgou, recentemente, que não há chances do e-social ser adiado. Neste caso, existem exceções ao prazo?

Temos notado uma grande movimentação de alguns conselhos de classe solicitando a prorrogação do e-Social, talvez porque grande parte destes não acreditavam que o e-Social fosse realmente emplacar em 2018 e que as empresas e contabilidades não estavam preparadas para cumprir as etapas determinadas.

Recentemente o Comitê Gestor do e-Social, emitiu resolução definindo que as microempresas, as empresas de pequeno porte e os microempreendedores individuais (MEIs) poderão optar pelo envio de informações relativas aos eventos da primeira fase, cumulativa com os eventos da terceira fase. Optando assim, na terceira fase serão enviadas as informações relativas à primeira, segunda e terceira fase de uma única vez em novembro. Em tese, deixar tudo acumular para a terceira fase é garantir acúmulo de trabalho e possibilidade maior de erros.

Quais as informações que devem ser comunicadas?

As informações a serem enviadas não mudam, admissões, rescisões, aviso de demissão, férias, folha de pagamentos, atualizações de funcionários, acidente de trabalho, bases de inss, FGTS, Impostos de renda, etc. O que muda é que agora passarão a ser enviadas diariamente.

Como implantar o e-social na empresa?

Parte-se do princípio de que a empresa e os escritórios de contabilidade devam ter profissionais focados, com conhecimento de Legislação e que conheçam a fundo o objetivo do e-Social. A maioria não se preparou adequadamente. Existe um importante dado sobre o fato das pequenas contabilidades não estarem prontas e isso é um risco enorme para as empresas. Aqui na Patrimonium a gente não apenas treinou a equipe desde janeiro, como também dedicamos um time dedicado e até um telefone exclusivo para  atendimento de e-Social, para não deixar nenhum cliente na mão. As empresas também devem contratar profissionais capacitados para atendimento da parte de Medicina e Segurança do Trabalho para atender as exigências.

Empresas sem movimento e inativas devem fazer o processo também?

Sim, as empresas sem movimento terão de ser informadas no e-Social, pelo menos uma vez ao ano. Já as empresas inativas perante a Receita Federal não possuem esta necessidade.

Quais os benefícios do programa para as empresas?

O maior ganho é com relação à modernização, centralização, precisão e rapidez. Na forma ultrapassada de hoje, usando livros e papéis, as informações são vulneráveis, desencontradas e seu acesso é ineficiente. Grande parte da documentação trabalhista, precisa ser guardada por períodos que podem chegar a 30 anos. O governo faz uma movimentação semelhante a que a Patrimonium fez no ano retrasado ao digitalizar 100% do seu arquivo e disponibilizar todos os documento certificados digitalmente em seu aplicativo para smartphones, eliminando assim a papelada. Com o eSocial é a mesma coisa. O que antes eram papéis de responsabilidade da empresa, agora serão arquivos digitais de responsabilidade do governo, guardados em ambiente público, seguro, digital e sem custo para as empresas. Se antes eram necessários enormes arquivos físicos, agora tudo cabe no seu bolso.

Quais os benefícios para os trabalhadores?

A vantagem para o trabalhador será a maior garantia em relação a seus direitos trabalhistas e previdenciários em seus contratos de trabalho. Principalmente no momento de aposentadoria, onde o trabalhador é obrigado a procurar empresas antigas para elaboração de documentos de aposentadoria especial (PPP) ou até mesmo solicitar declarações complementares das empresas, alegando que era funcionário, mesmo que as anotações estivessem em sua Carteira de Trabalho.   

Também há ganhos para a saúde e segurança do trabalhador, pois as condições e locais de trabalho  passarão a serem fiscalizadas em tempo real.

Como manter os dados sempre atualizados?

Como a transmissão das informações passará a ser realizada diariamente, é imprescindível que a empresa ou escritório tenha equipes treinadas e hábeis na geração de informações. Para o caso específico dos Escritórios de Contabilidade, o alinhamento com o Cliente é de extrema importância, pois as possibilidades de divergências precisam ser solucionadas antes dos envios.

Obrigado pela sua entrevista, o espaço está aberto para as suas considerações ou para complementar com algo que não foi perguntado.

Eu agradeço a oportunidade, parabenizo a iniciativa do Jornal Cidade de tratar de um tema tão importante e friso que o eSocial marca um tempo novo para a relação das empresas com seus colaboradores, com o governo e com as contabilidades.  Este avanço tecnológico beneficia o país. É importante lembrar que com todas estas mudanças é tentador fazer um discurso apocalíptico sobre o e-Social quebrar empresas, ou causar toda sorte de contratempos. Aqui na Patrimonium a gente sempre fala que só tem medo do eSocial quem não está preparado para ele. Inclusive, nos colocamos à disposição para ajudar a todas as empresas, até mesmo as que não são nossas clientes. Para isso, temos um telefone exclusivo para atendimento de e-Social: 37 3261 9495.

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