Começa no dia 10 a segunda etapa do eSocial, quando os empregadores deverão informar dados dos trabalhadores e seus vínculos com as empresas. Desde janeiro ele é obrigatório para mais de 13 mil empresas do país, com faturamento anual superior a R$ 78 milhões anuais. Para as demais empresas, a transmissão iniciou- -se no mês de julho.
Para entender o impacto das medidas na implantação do eSocial e o adiamento da segunda fase, conversamos com a advogada, consultora trabalhista e previdenciária, Luciana Guerra, que recentemente ministrou palestras em Lagoa da Prata para orientar os associados da Associação Comercial e Empresarial e Câmara dos Dirigentes Lojistas de Lagoa da Prata (ACE/CDL).
Por que a segunda fase do eSocial foi adiada? E para quando?
Após ouvir as chamadas empresas do segundo grupo, que relatam dificuldades na implantação do programa, o eSocial ampliou o prazo da primeira fase, que terminaria no mês de agosto. Nesta etapa, as empresas deverão realizar seus cadastros como empregadores no sistema e enviar tabelas ao eSocial. Com a mudança, a segunda fase, que se iniciaria em setembro, passou para o mês de outubro deste ano. A data prevista para o início da segunda fase é 10 de outubro. Nesta segunda etapa, os empregadores deverão informar ao eSocial dados dos trabalhadores e seus vínculos com as empresas, os chamados eventos não periódicos.
O que as empresas precisam saber sobre a segunda fase do eSocial?
Nesta fase, empresas passam a ser obrigadas a enviarem informações relativas aos trabalhadores e seus vínculos com as empresas (eventos não periódicos), como admissões, afastamentos e desligamentos. Uma das premissas para o envio de informações é a consistência dos dados cadastrais enviados pelo empregador relativo aos trabalhadores a seu serviço. Esses dados são confrontados com a base do e-Social, sendo validados na base do CPF (nome, data de nascimento e CPF) e na base do CNIS – Cadastro Nacional de Informações Sociais (data de nascimento, CPF e NIS), e qualquer divergência existente poderá impossibilitar o envio das informações trabalhistas, previdenciárias e tributárias, bem como o recolhimento dos valores devidos.
Haverá multa para os empregadores que não conseguirem cumprir as fases 1 e 2?
O Comitê Gestor do eSocial esclareceu, por meio de nota, que orientará os órgãos fiscalizadores quanto à não aplicação de penalidades pelo eventual descumprimento dos prazos das fases 1, 2 e 3, desde que o empregador comprove que estava aprimorando seus sistemas internos durante aquele período. É também premissa para a não sujeição às penalidades que o empregador demonstre que o descumprimento dos prazos se deu por questões técnicas, inerentes às dificuldades de implantação, mas houve efetivas tentativas de prestar as informações (mesmo sem sucesso), com registros de protocolos de envio de eventos para o ambiente nacional.
Comente sobre as dificuldades de as empresas se adequarem ao eSocial, e como devem fazer para melhorar seus negócios em relação a isso.
Há estudos demonstrando que ainda há uma grande parte de pequenas empresas e escritórios de contabilidade que desconhecem o eSocial, sendo que menos de 10% delas está preparada para sua implantação total. Para iniciar a implantação do e-Social, as empresas e contribuintes devem primeiramente verificar se a legislação trabalhista e previdenciária está sendo observada. É necessário tratar as inconsistências nas informações dos trabalhadores e a partir daí fazer um projeto para incluí-las no sistema.
O próximo passo é o envio regular dos fatos ocorridos com os trabalhadores cadastrados, e só então os eventos periódicos, que inclui a folha de pagamento. Torna-se importante a mudança de cultura das empresas, a revisão dos processos internos, com foco na integração entre os departamentos. A parceria entre escritórios de contabilidade e seus clientes é fundamental para o sucesso da implantação. Talvez o ponto mais crítico do eSocial seja o que se refere a Saúde e Segurança do Trabalhador. Isso porque apesar de ser uma antiga obrigação dos empregadores, normalmente não é atendida.