Confira a entrevista com o contador consultor Francisco Xavier sobre o eSocial

O Governo Federal criou uma plataforma eletrônica para recepção, registro, padronização e administração das informações trabalhistas e previdenciárias de todos os trabalhadores Brasileiros, chamada de Escrituração Digital das Obrigações, que funcionará em tempo real. Estima-se um banco de dados único de 40 milhões de trabalhadores. Esta implantação vem se arrastando há pelo menos quatro anos, e agora chegou para valer em todas as empresas.

O que é o e-social?

Instituído pelo Decreto Federal nº.8.373 de 11.12.2014 o sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas também conhecido como eSocial (originalmente chamado de EFD Social ou SPED Social) é parte integrante do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED). Criado para atingir diversas finalidades, seu propósito é incluir em um único aplicativo toda a escrituração relacionada à folha de pagamento com todos seus eventos, como admissão, folha de pagamento mensal, 13º Salário, férias, Afastamento, CAT, etc, simplificando e uniformizando as obrigações acessórias trabalhistas e tributárias dos empregadores para os diversos órgãos envolvidos no Sistema como Ministério do Trabalho, Caixa Econômica Federal, Secretaria da Previdência, INSS e Receita Federal do Brasil.

Quais as mudanças para 2018?

O eSocial vai provocar significativas mudanças nos processos empresariais até então adotados, tanto no que se refere à própria rotina das empresas, quanto no que tange à fiscalização tributária e ao exercício de direitos pelos trabalhadores, principalmente os trabalhistas e previdenciários.

A partir de quando o empregador deverá passar a cumprir as medidas?

A primeira etapa se iniciou dia 16/07/2018 e irá até 31/08/2018, que é para o envio das informações relativas às empresas, ou seja, cadastros do empregador e tabelas. A segunda etapa é a partir de 01/09/2018 e até 31/10/2018 deverá ser enviado o cadastramento inicial dos empregados e seus vínculos com as empresas, como admissões, afastamentos e desligamentos. Na terceira etapa deverão ser enviados os valores pagos na folha de pagamento do Mês 11/2018, sendo que o eSocial levará em consideração o fato gerador para envio. Ou seja, os pagamentos realizados em 11/2018 já deverão ser informados, mesmo que sejam referentes à competência 10/2018. A quarta etapa é a partir de 01/2019 com a substituição da GFIP (Guia de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social). A Quinta etapa é a ultima fase e é a partir de 01/2019, nesta fase deverão ser enviados os dados de segurança e saúde do trabalhador.

Como o empregador pode se preparar para esse processo e não ter problemas na implantação? 

Há diversas atitudes que podem ser tomadas como antecipação para que o empregador esteja apto ao ingresso no sistema do eSocial , dos quais podemos citar: Saneamento do banco de dados, principalmente da verificação e atualização dos cadastros dos empregados, já que se existirem informações divergentes nos cadastros que estão inseridos no eSocial e as constantes no CNIS (Cadastro Nacional de Informações Sociais) o sistema gerará inconsistência. Assim o empregador pode checar se não há divergências/duplicidades em números de inscrição, por exemplo, do PIS dos Empregados, ou, até mesmo, a ausência de dados básicos, como data de nascimento, nome completo, endereço, Número de CPF, etc.

O Governo divulgou, recentemente, que não há chances do e-social ser adiado. Neste caso, até quando pode ser feito?

O que deve ser feito é o saneamento do banco de dados dos empregados e empregadores conforme já orientado.

Quais as informações que devem ser comunicadas?

Toda e qualquer movimentação de funcionário dentro da empresa como admissão, férias, afastamentos, desligamento, declaração de encargos de família para fins de Imposto de Renda, alterações cadastrais dos funcionários como endereço, estado civil, grau de instrução e outros.

Como implantar o eSocial na empresa?

Para se adaptar ao eSocial, é preciso que a empresa esteja preparada e bem estruturada para lidar bem com ele. Portanto, antes de ser implantado, além da adequação tecnológica e cadastral, o novo sistema vai exigir uma mudança cultural das organizações, começando pelo RH. O eSocial veio para sistematizar e dar mais coerência e transparência aos dados fornecidos pelas empresas. Assim, muitos vícios cometidos no dia a dia empresarial terão que ser evitados, sob pena de ensejar uma fiscalização por inexistência ou divergência de informações. Todas essas informações devem ser prestadas de imediato. Por isso, é necessário que o RH esteja em dia com seus processos e cumpra rigorosamente a legislação.

Empresas sem movimento e inativas devem fazer o processo também?

Sim, a situação sem movimento para o empregador/contribuinte/ só ocorrerá quando não houver informação a ser enviada. Caso a situação sem movimento persista nos anos seguintes o empregador deverá repetir este procedimento na Competência Janeiro de cada ano, exceto para o empregador pessoa física, cuja informação é facultativa. Apenas MEI sem funcionário continuarão dispensados do envio do eSocial.

Quais obrigações o e-Social vai substituir?

A legislação ainda não traz nada claramente sobre quais obrigações acessórias serão substituídas, mas com base no leiaute aprovado, tendem a ser extintas a seguintes obrigações acessórias:

• Livro de registro de empregado;
• Comunicação de acidente de trabalho;
• Perfil profissional previdenciário;
• Arquivos eletrônicos entregues à fiscalização, Manad;
• Guia de Recolhimento do FGTS;
• Informações à Previdência Social, GFIP;
• Relação Anual de Informações Sociais (Rais Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Caged);
• Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (Dirf);
• Comunicação de Dispensa;
• Carteira de Trabalho e Previdência Social;
• Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF);
• Quadro Horário de Trabalho (QHT);
• Folha de pagamento;
• Guia da Previdência Social (GPS).

Quais os benefícios do programa para as empresas?

O eSocial vai concentrar pelo menos 15 exigências que antes precisavam ser informadas separadamente. Com isso evita burocracia, diminui o tempo gasto e aumenta a segurança dos dados. Também irá colaborar com uma maior transparência e segurança jurídica, evitando condições para a criação de passivos fiscais e trabalhistas.

Além disso, esse novo modelo traz outras vantagens, como registro imediato de novas informações, como a  contratação de empregado, integração de processos e disponibilização imediata dos dados aos órgãos envolvidos.

Quais os benefícios para os trabalhadores?

O eSocial terá impacto direto na vida dos empregados, já que, através desse sistema, as empresas deverão transmitir várias informações sobre os profissionais contratados pelo regime previsto na CLT, e esses dados serão integrados a outros relatórios sobre prestadores de serviço, autônomos e estagiários. Com o eSocial, também haverá um controle mais rígido de questões que envolvem a saúde e a segurança dos empregados por meio de monitoramento de casos de afastamentos médicos e doenças do trabalho. Assim, as práticas de gestão adotadas pelas empresas ficarão mais evidentes, de modo a reforçar a necessidade de obediência à atual legislação trabalhista sob risco de penalidades e intervenções.

Como manter os dados sempre atualizados?

O sistema eSocial é integrado por vários órgãos (MTE, CEF, INSS, RFB, etc.) e todos eles têm acesso às informações prestadas pelas empresas. Assim, o cruzamento de dados e a fiscalização se tornam muito mais eficientes e intensos.

Para ter regularidade, a empresa precisa estar em dia com a documentação, já que o lançamento de dados deve ser quase que instantâneo.

O investimento para fazer o processo é alto?

O investimento para o processo é alto devido à necessidade da segurança e a gestão das informações a relação trabalhista entre empregador e empregado. A Triunfo Contabilidade investiu no mais avançado sistema de Software para a gestão das informações. Além do investimento, o que estamos fazendo é a orientação sobre a mudança de comportamento do empregador no que tange as informações e rotinas trabalhistas relacionadas ao empregado, e a responsabilidade do empregador perante o cumprimento dos prazos.

Como é feito o acesso e a transmissão do eSocial?

O acesso poderá ser feito através do código de acesso ou Certificação Digital. Para obtenção do código de acesso o empregador deverá ter os seguintes documentos: CPF, data de nascimento, número dos recibos de entrega da DIRPF (Declaração de Imposto de Renda Pessoa Física) dos últimos 2 exercícios, da qual o empregador seja titular. Para o empregador que tenha enviado apenas uma DIRF, será solicitado apenas o recibo da última declaração. Caso o empregador não tenha feito nenhuma DIRPF nos últimos cinco anos o documento substituto será o título de eleitor. Além disso, o acesso poderá ser feito através do Certificado Digital. O Certificado Digital é a uma assinatura Digital com validade Jurídica que garante a proteção às transações eletrônicas e outros serviços via internet, permitindo que pessoas e empresas se identifiquem e assinem digitalmente de qualquer lugar do mundo com mais segurança e agilidade.

Obrigado pela sua entrevista, o espaço está aberto para as suas considerações.

Complemento que o eSocial vem como um facilitador e centralizador das informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas tanto para o empregador e o empregado, com um gerenciamento das informações mais eficientes e seguras. Salientamos que a implantação do eSocial envolve procedimentos antigos que nunca foram implementados por algumas empresas, então a mudança de comportamento do empregador relacionado as informações trabalhistas deverá acontecer para que se evite as notificações e infrações por falta de cumprimento das obrigações acessórias e informações.  A Triunfo Contabilidade tem orientado e conscientizado seus clientes como deverão se comportar, com a implantação do eSocial, através de palestras e treinamentos personalizados.